Las clínicas privadas españolas sufren de exceso de papel y de la gestión administrativa manual

Según un estudio desarrollado por Esker y la Federación Nacional de Clínicas Privadas (FNCP), para evaluar la eficiencia de sus comunicaciones con proveedores y medir en general el nivel de automatización en sus procesos de compra, el 88,5 por ciento de las clínicas carece de automatización en su proceso de facturas de proveedores.

Personal sanitarioLa principal conclusión del estudio es que los centros privados de salud necesitan, en general, mejorar sensiblemente la comunicación que mantienen con las empresas que conforman su red de proveedores – fundamentalmente laboratorios y suministradores de material, utensilios y dispositivos médicos. Los documentos en papel y las gestiones administrativas manuales están a la orden del día, y el fax sigue siendo el canal de comunicación más utilizado, en particular el fax físico. Como resultado, los proveedores se ven frenados en su afán de entregar los productos y materiales solicitados en tiempo y forma, lo que se traduce en un alto nivel de incidencias. Según desvela la encuesta realizada a cerca de 80 directivos de clínicas privadas miembro de la FNCP, tanto el envío de la orden de compra como la recepción de la factura se gestiona en su mayoría de forma manual.

En el caso concreto de las facturas, el 96,3 por ciento se reciben en papel, y un 48,2 por ciento en pdf de forma paralela. Además los pdf, en un 81 por ceinto de los casos, se imprimen para introducir manualmente los datos en el sistema. Se deduce de ello que un 88,5 por ciento de las clínicas carecen de automatización automática de las facturas en el sistema de gestión. Además, la confrontación de las facturas se realiza siempre contra el albarán; en un 81,5 por ciento de los casos también contra el pedido, y en un 40,7 por ciento contra la confirmación del pedido o de los abonos. Destacando que, en todos los casos, se trata de procesos manuales.

Gestión de incidencias

La necesidad de visibilidad en los procesos y de acceso a la información de los productos es máxima cuando se trata del movimiento de bienes sensibles, como son los medicamentos y los utensilios y dispositivos médicos.

Pero uno de los caballos de batalla de las clínicas privadas en su relación comercial con los laboratorios y otros proveedores, es la gestión de incidencias que se producen por desajuste entre cantidades pedidas y recibidas, por condiciones de entrega, tarifas y promociones, o en menor medida por errores en el producto o en sus números de referencia.

En este sentido, el 92 por ciento de los empleados de clínicas consultados manifiesta que la resolución de este tipo de incidencias puede representar hasta 10 horas semanales o, lo que es lo mismo, la cuarta parte de su jornada laboral. Esto significaría que una mejora en un 50 por ciento de las comunicaciones con los laboratorios serviría para reducir en unas 20 horas la gestión administrativa de cada persona, al mes.

Esto representaría un salto cualitativo en la relación con los proveedores al mismo tiempo que en la eficiencia del proceso de compra. En general, los aspectos de mejora más deseados por los entrevistados son:

  • Reducción de incidencias en la gestión de facturas.
  • Mayor visibilidad que ayude a la gestión de las incidencias.
  • Mayor colaboración/comunicación entre sistemas.
  • Entorno más colaborativo y mayor transparencia con el proveedor.
  • Sistemas electrónicos de comunicación.
  • Casi la mitad (49 por ciento) sugieren automatizar algún proceso documental: albaranes, facturas, incidencias, compras y archivado, por orden de prioridad.

Soluciones de gestión

Como vía para optimizar la gestión de los centros hospitalarios, la adopción de soluciones tecnológicas de gestión de RRHH se convierte en una pieza clave. En este sentido, la Plataforma BAS HR Cloud, aporta cuatro ventajas básicas:

  • Amplia cobertura funcional, desde la selección de personas, la administración de personal y nóminas, la organización y evaluación del talento así como su presupuestación y compensación económica.
  • Empleo de herramienta de Workflow (BAS BPMS Cloud) para el control y gestión de los procesos internos del área de personal.
  • Cuenta con un módulo de Gestión de Turnos-Planillas (BAS SHM Cloud), totalmente integrado con el resto de soluciones de la plataforma para facilitar entre otros los problemas diarios de gestión de sustitución de personal sanitario.
  • Dispone de un Portal del Empleado (BAS B2E Cloud), para mejorar la gestión de la Comunicación de la empresa con sus trabajadores.

Fuente: BASHR Cloud

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