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Hacia la plena adaptación de las empresas al Sistema de Liquidación Directa de la TGSS | BAS HR CLOUD

BAS-PPA facilita la plena adaptación de las empresas al Sistema de Liquidación Directa de la TGSS

Una vez concluido el primer cuatrimestre del año, la adaptación de las empresas al Sistema de Liquidación Directa de la TGSS ha de estar cada vez más consolidada. CRET@ implica una evolución del modelo de autoliquidación empleado actualmente con el objetivo de proporcionar mayor información sobre las cotizaciones a empresas y trabajadores. En formato telemático, el nuevo Sistema de Liquidación pretende minimizar errores, mejorando la transparencia y la forma de relación con las empresas. De esta forma, el nuevo Sistema persigue una mayor seguridad jurídica para empresas y trabajadores, facilitando el acceso a la información relacionada con sus cotizaciones a la Seguridad Social.

Numbers And FinanceLa convergencia al nuevo Sistema de Liquidación implicará un mayor esfuerzo tanto a las pymes, pues sus departamentos de nóminas habrán de asumir en un primer momento una mayor carga burocrática, como a las empresas con alta rotación y cambios de personal, con un intercambio de información constante entre la Administración y las empresas. Desde nuestra área de consultoría destacamos los cinco aspectos más importantes que no pueden descuidarse de cara a la perfecta convergencia de las empresas a CRET@.

Para comenzar, la herramienta con la que trabaje la empresa debe estar perfectamente adaptada tecnológica, legal y funcionalmente al Sistema de Liquidación. Este aspecto es fundamental, sobre todo, de cara al cumplimiento de los tiempos y plazos requeridos por la Tesorería, tal y como destaca la consultora de Arión Miriam Miró, quien señala la agilidad de la solución BAS-PPA de Gestión de Nómina de la Plataforma BAS HR Cloud con la incorporación actualizada de los cambios normativos.

Junto a la actualización y adaptabilidad, la solución con la que trabaje el departamento de RR.HH ha de ajustarse al Plan de Conciliación de datos entre el fichero de la TGSS y los datos de la empresa. Es necesario contar con herramientas de validación de datos en cada una de las etapas del nuevo Sistema de Liquidación Directa, que permitan detectar y corregir  errores en el proceso de  alineación de datos de afiliación y contratación entre la empresa y la TGSS.

En tercer lugar es imprescindible la nivelación de cálculos entre la TGSS y la empresa. En este sentido, Miriam Miró valora el hecho de que las empresas empleen herramientas que ayuden a detectar diferencias entre los tramos calculados por la TGSS y los calculados por la aplicación, comprobando los cálculos entre ambos sistemas que permitan detectar las posibles diferencias y realizar la corrección hasta igualar los cálculos. De igual forma, la nivelación de cálculos ha de contemplar situaciones retroactivas que provocan diferencias en favor de la empresa y que deben ser solicitadas para su devolución a la TGSS. Por ello, tal y como confirma el gerente de la línea BAS Humanity de Arión, Francisco José Espina, “las soluciones de gestión de Nómina como BAS-PPA han de ser ágiles para facilitar la integración con el resto de datos del ERP, informes y listados, adoptando así la filosofía de dato único”.

En la adaptación de BAS-PPA al Sistema de Liquidación Directa, Arión ha trabajado de forma directa con sus clientes, ajustando la solución tanto tecnológica como funcionalmente; este hecho aporta un valor añadido a BAS-PPA, pues Arión apuesta por una gestión por y para el usuario final. Asimismo, ha creado un Soporte Técnico especifico para resolver incidencias con respecto a la adaptación de los clientes de PPA a CRET@.

Integración y cálculos

La cuarta premisa a seguir se centra en la adaptación de  las operativas de gestión de personal (afiliaciones, contrataciones y absentismos), para su sincronización con el Sistema de Liquidación Directa de la TGSS.  Si es necesario, las tareas de administración de personal en la aplicación actual de nómina deben adaptarse al Sistema de Liquidación Directa,  lo que evitará la desnivelación de datos entre la TGSS y la empresa. Según Miriam Miró, esa adaptación debe incidir en tres aspectos fundamentales:

  • Uso de la gestión por remesas para el envío de ficheros de comunicación de datos: sustituir las operativas de grabación on-line de los datos de afiliación por la gestión de remesas para comunicar los movimientos de altas, bajas y variaciones de datos.
  • Uso del portal del empleado y del manager. Es necesario iniciar la solicitud del trámite administrativo a través de los portales de comunicación de datos entre empleados, supervisores y RRHH, para evitar enviar la información de afiliación o de absentismos  mediante correos electrónicos que sobrecargan la tarea administrativa de grabación y control de esos datos.
  • Uso de herramientas de workflow para control de todos los circuitos administrativos de la gestión de personal en la empresa: contenido, plazos y agentes

Finalmente, en cuanto a los ciclos de cálculos de nómina, con CRET@ se hace prioritario establecer procedimientos y operativas adecuados a cada empresa. La nivelación de datos con el Sistema de Liquidación Directa puede implicar la realización de un segundo cálculo, posterior al primer cálculo ya pagado y contabilizado, para aquellas nóminas que tengan diferencias de datos (por ejemplo partes de alta o baja por IT que se comunican al departamento de personal con posterioridad al primer cálculo de la nómina).

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